MÉTODOS DE SERVICIO Y ATENCIÓN TELEFÓNICA

• La sonrisa telefónica: es clave, es cierto que una persona no puede ver si sonríes o no pero lo nota por medio del teléfono, a través de él se detectan muchas cosas que no se podrían detectar por email, ni si quiera en persona, esto puede ser una ventaja más que un inconveniente porque se debe aprovechar los medios disponibles.
• La entonación de la voz :
• es clave, hay que hablar con simpatía, cordialidad, con la sonrisa telefónica. Una entonación ni muy baja, que haga que no se escuche,  ni muy alta, que parezca que se grita.
• El saludo inicial:
•  ha de ser clave, indicar el nombre y la empresa con la que se habla y una bienvenida que llame la atención, no es necesario un saludo largo.
• Una actitud resolutiva:
•  es clave, por eso se ha de mostrar al cliente interés y capacidad para resolver el problema, consultar toda la información que sea necesaria e indicarle todo lo que puede ser de su interés. Hay que mostrarle que su opinión cuneta.
• La dedicación ha de ser exclusiva:
•  por eso se debe contar con una persona sólo para esas funciones que tenga un trato de absoluta dedicación, que se haya profesionalizado en la tarea y sepa cómo hacerla a la perfección.
• Controlar las palabras:
•  ha de ser clave, sobre todo evitar palabras negativas (crean mala impresión y se deben cambiar por otras más positivas) e indicar cada cosa de la mejor manera para no dar lugar a mala imagen o malas interpretaciones.
• Una vez que se recibe información del cliente se ha de anotar para saber qué hacer con ella y buscar soluciones a lo que se espera.
• Hay que aprender a tratar con clientes descontentos:
• porque siempre habrá alguno que llame porque se encuentra insatisfecho por algo, intentando llevarlo todo de la mejor manera, sin caer en provocaciones e intentando darle soluciones reales (y sin mentiras).
• La despedida final:
•  ha de ser cordial, personal y mostrando hasta el último momento la buena atención que se ofrece.

ESTOS SON ALGUNOS PASOS QUE SE DEBEN TOMAREN CUENTA:

1. Rápida respuesta.:
2. Un saludo cortés:
3. "¿En qué puedo ayudarlo?":
4. Escucha activa:
5. Notas rápidas:
6. Espera mínima:
7. La "musiquita" :
8. Siempre una respuesta:
9. "Gracias por su llamada"